Die 5 größten Zeitfresser im Büro und wie Sie diese erfolgreich bekämpfen
Wir kennen sie alle, die sogenannten Zeitfresser, die uns manchmal in Staunen versetzen, wenn wir uns fragen: „Wo ist schon wieder die Zeit geblieben? Was habe ich heute eigentlich geschafft?“. Zeitfresser sind Tätigkeiten, die lange dauern, ohne entsprechendes Ergebnis. Sie bringen uns dazu, Zeit mit unwichtigen Dingen zu verbringen, statt die wichtigen Dinge zu erledigen. Zeitfresser lenken ab, demotivieren und frustrieren. Vor allem aber kosten sie Energie und wirken sich negativ auf Kunden und den Unternehmenserfolg aus.
Die 5 größten Zeitfresser, die uns das Leben im Büro schwer machen:
- #1: Die ewige Suche nach Unterlagen und Informationen
- #2: Komplizierte, unklare Arbeitsabläufe
- #3: Doppelte oder falsche Bearbeitung von Anfragen, Angeboten, etc.
- #4: Mangelhafte Koordination
- #5: Arbeiten ohne Struktur und Zeitplan
Was also tun?
- Arbeiten Sie mit System. Besonders hilfreich ist eine zentrale Ablage, damit Kundendaten, Dokumente, etc. für alle zugänglich sind und Ineffizienz durch Informationssilos vermieden werden kann.
- Schaffen Sie Klarheit über Abläufe und Bearbeitungsprozesse. Erarbeiten Sie gemeinsam effiziente Methoden, bestimmte Aufgaben abzuarbeiten.
- Nutzen Sie die richtige Technik. Schnell, einfach und unkompliziert muss sie sein.
Technik hilft!
Mit der Verbesserung des eigenen Zeitmanagements und der Optimierung innerbetrieblicher Prozesse ist im Kampf gegen die Zeitfresser schon einiges getan. Nichtsdestotrotz ist auch die Technik, die Unternehmen zum Einsatz kommt, nicht außer Acht zu lassen. Viele Studien haben sich damit beschäftigt, die Auswirkungen von ineffizienter Technik im Büro in konkrete Zahlen zu fassen. So wurde unter anderem belegt, dass Büroangestellte im Jahr fast 20 Arbeitstage damit verbringen, sich mit fehlerhafter, langsamer oder komplizierter Technik auseinanderzusetzen. Zusätzlich zu veralteter Technik ist auch das Vorhandensein von zu vielen verschiedenen Systemen, die viele Klicks zur Erledigung einfacher Aufgaben fordern und Verwirrung stiften, ein wohlbekanntes Problem. Somit lautet das Motto auch hier: „Aufräumen!“. Es gilt, Arbeit neu zu definieren und eine technische Infrastruktur zu schaffen, die Produktivität und Effizienz fördert. Wer abwartet wird überholt!
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